Fungsi mail merge dengan open office

Bagaimana cara mail merge pada open office?

Bagi pengguna aplikasi pengolah kata product microsoft (word) yang beralih ke open office mungkin akan sedikit mengalami kendala. Yaa.. sedikit saja, karena open office juga telah menyediakan fungsi mail merge.

Apakah mail merge?

Adalah merge antara dokumen dengan data-data database, yang diperlukan untuk mencetak format dokumen yang sama untuk record database yang banyak. Jadi dengan cukup memiliki satu dokumen master akan bisa mencetak record yang ada dalam database, record by record, sebagian record atau seluruhnya.

Bagaimana caranya?

Bagi pengguna ubuntu, harus memastikan bahwa open office database sudah terinstall dan aktif di komputer. Cek di ubuntu software center apakah OpenOffice.org Database sudah tercentang yang menunjukkan bahwa sudah terinstall dan aktif.

Langkahnya adalah sebagai berikut : 

- Buka open office word (boleh blank document, atau dokumen master yang akan digunakan)
- Klik menu 'tools > mail merge wizzard'

Akan muncul jendela mail merge wizzard yang terdiri dari 8 steps

Step 1 : Select starting document
Ada beberapa pilihan tentang dokumen master yang akan digunakan.

 - Select the current document : menggunakan dokumen yang tadi kita buka sebagai master

 - Create a new document : membuat dokumen baru sebagai dokumen master

 - Start from the existing document : membuka dan menggunakan dokumen master dari file yang ada di komputer

 - Start from a template : menggunakan template yang telah disiapkan

Anggap saja dokumen yang dibuka sebagai dokumen master (plihan 1), klik next untuk step berikutnya.

Step 2 : Select document type

Pilihan untuk menentukan type dari dokumen yang dibuat, apakah akan dikirim dalam bentuk text letter atau via e-mail yang memungkinkan menambahkan salution sebagai kata2 pembuka

Anggap saja pilih letter. klik next untuk step berikut.

Step 3 : Insert address block

Menentukan source record data akan diambil. apakah dari file database (pilihan 1) atau address block yang lain. Karena akan menggunakan database dari file yang telah dibuat sebelumnya, maka pilihan 1 yang akan dipakai. Klik 'different address list' yang akan memunculkan jendela pilihan. Bila file database sudah ter-attach tinggal dipilih saja, bila belum klik 'add' dan pilihlah file database yang dikehendaki.

Klik 'ok' bila telah selesai. Dibawah tombol 'different address list' akan muncul tulisan 'current address list : [file]' yang berarti file database sdh siap di-merge-kan dengan dokumen.

Step 4 : Create salution

Bila menginginkan kata-2 penghormatan bisa diset di sini, bila tidak lewati saja.

Step 5 : Adjust layout

Lewati

Step 6 : Edit document

Pada step ini, dilakukan edit dari dokumen master, termasuk meng-insert-kan fields database ke dalam dokumen sehingga menjadi format dokumen yang dikehendaki. Klik 'edit document' yang akan meng-jump ke dokumen master untuk di edit.

Untuk meng-insertkan field dalam dokumen :

 - letakkan cursor pada tempat yang akan diisi dengan field

 - klik 'insert > fields > others' atau langsung tekan tombol Ctrl dan F2 secara bersama

 - pilih 'database'

 - pilih 'mail merge fields'

 - pada 'database selection' pilihlah database yang telah dipersiapkan

 - klik tanda '+' agar list dari field dalam database tersebut muncul

 - pilih field yang akan digunakan dan klik insert.

Ulangi langkah tersebut untuk meng-insert-kan field yang lainnya ke dalam dokumen. Setelah proses editing dokumen selesai dan yakin bahwa field yang dibutuhkan ter-insert ke dalam dokumen, klik 'return to mail merge wizzard' untuk kembali ke jendela steps.

Step 7 : Personalized document

Step 8 : Save, print or send

Ada beberapa pilihan

 - save starting document : menyimpan dokumen master

 - save merged document : bisa menyimpan dalam 1 file saja, atau beberapa file tergantung jumlah data

 - print merged document : mencetak dokumen yang telah di merge dg database, bisa all dokumen atau record data tertentu

 - send merged document as E-mail : mengirim dokumen melalui email

Semoga bermanfaat

Read More

Error : gksudo nautilus

Exiting!!! begitu seru teman-temanku saat melihat tampilan desktop ubuntu lucid lynx yang serasa windows7.

Aku sendiri merasa "exited" karena begitu mudahnya melakukan install theme desktop ubuntu rasa windows7 tersebut. Yang dibutuhkan hanyalah download installer pack di situs penyedia dan sudah disediakan file installer .sh-nya.. tinggal jalankan diterminal dan tunggu sampai selesai.

Tapi.. ada satu yang ternyata terlewat. Fungsi gksudo nautilus akan memunculkan error message saat dijalankan dengan run aplication (alt-F2) padahal perintah itu aku butuhkan saat harus melakukan copy paste file atau folder ke dalam folder dg otorisasi tertinggi.

Solusinya (ini trial dari teman) :

• bikin password root dari terminal (sudo passwd root)
• jalankan nautilus
• logout
• login dengan user non root
• jalankan gksudo nautilus dari run aplication

Thanks

Read More

LAMP (Linux Apache, MySQL dan PHP)

Untuk membuat, mencoba dan mengedit aplikasi perlu diaktifkan server, database server dan php server (kebetulan aku menggunakan php sebagai bahasa pilihanku dan mySQL sebagai basis database.

Ternyata di repo ubuntu hal tersebut sudah disiapkan. Dengan menggunakan synaptic tinggal find dan mark for installation untuk : apache2, mysql server dan php5 serta phpmyadmin untuk tools antar muka bagi database yang dibuat di server.

Setelah yakin bahwa 4 tools tadi di "mark for installation" maka tinggal menunggu proses installasinya sampai selesai.

Untuk mengetahui apakah proses installasi berhasil, buka browser dan ketiklah alamat "localhost". Apabila muncul "its works" berarti server sudah siap digunakan.

XAMPP

Ada paket program bantu yang bisa menggantikan proses installasi di atas yakni XAMPP yang bisa di download dan digunakan secara gratis. 

Installasinya tidak sulit karena sudah ada panduannya. Berikut adalah panduan dari installasi XAMPP :

• masuk ke shell (application > accessories > terminal)
• login sebagai administrator (ketik : "su" atau "sudo bash") masukkan password
• masuk ke folder tempat file disimpan
• ekstrak file hasil download tadi ke dalam folder /opt (atau folder lain sesuai keinginan) (ketik : tar xvfz xampp-linux-1.7.3a.tar.gz -C /opt) dan tunggu sampai proses install selesai
• selanjutnya aktifkan lampp (/opt/lampp/lampp start)
• apabila proses installasi berhasil akan muncul tulisan berikut :

       Starting XAMPP 1.7.3a...
       LAMPP: Starting Apache...
       LAMPP: Starting MySQL...
       LAMPP started.

• test di browser (ketik : http://localhost)

Agar xampp bisa auto start saat booting :

• masuk ke terminal
• ketik : ln -s /opt/lampp/lampp S99lampp
• ketik : ln -s /opt/lampp/lampp K01lampp
• ketik : sudo ln -s /opt/lampp/lampp /etc/init.d/lampp
• ketik : sudo update-rc.d -f lampp defaults

Read More

Ubuntu tweak

Untuk mendapatkan tampilan yang atraktif dengan efek2 yang bagus di ubuntu, kita bisa mengaktifkan compiz dan mengaturnya dengan compiz manager. Selain dengan tools tersebut ada program bantu yang bagus yang selain mengatur tampilan juga bisa digunakan untuk menggantikan peran beberapa tools bawaan ubuntu semisal menangani aplikasi (source, install, hapus, dll), penanganan desktop sampai security komputer. Program bantu tersebut bernama "ubuntu tweak"

Program ini bisa di download secara free.  Langkah installasinyapun cukup mudah. Dan selanjutnya akan membantu pengguna untuk mengatur komputer sesuai yang diinginkan.

Awalnya aku berkenalan dengan ubuntu tweak ini karena saat install netbook yang aku miliki efek compiz (maksudku effek wobly windows yang menjadi kesukaanku) tidak berjalan walaupun sudah aku install compiz dan visual effect pada appereance preference sudah aku masukkan ke pilihan yang memungkinkan efek confiz bekerja. Setelah install ubuntu tweak dan mengaktifkan wobly windows pada pilihan menu compiz setting ternyata efek wobly yang aku inginkan bisa berjalan dengan baik.

---

Read More

Install Lucid Lynx

Setelah selesai men-donlot iso file release 10.04 lucid lynx maka segera aku mempersiapkan laptopku untuk new install.

Langkah install-nya sama dengan release sebelumnya, tapi tampilannya lebih lembut sehingga bikin mata 'adem'

Setelah mengikuti step by step proses pra-install, aku biarkan proses install berjalan sampai selesai.

*** ceritanya proses install selesai ***

Melihat pengalaman saat install release sebelumnya, maka setelah proses install selesai langsung saja aku lakukan update (System > Adminstration > Update Manager) dengan tanpa merubah system source sekalian mencoba kecepatan koneksi... hiks

Singkat cerita, update selesai dan restart.. (to be continued)

Read More