Friday, 23 July 2010

Fungsi mail merge dengan open office

Bagaimana cara mail merge pada open office?

Bagi pengguna aplikasi pengolah kata product microsoft (word) yang beralih ke open office mungkin akan sedikit mengalami kendala. Yaa.. sedikit saja, karena open office juga telah menyediakan fungsi mail merge.

Apakah mail merge?
Adalah merge antara dokumen dengan data-data database, yang diperlukan untuk mencetak format dokumen yang sama untuk record database yang banyak. Jadi dengan cukup memiliki satu dokumen master akan bisa mencetak record yang ada dalam database, record by record, sebagian record atau seluruhnya.

Bagaimana caranya?
Bagi pengguna ubuntu, harus memastikan bahwa open office database sudah terinstall dan aktif di komputer. Cek di ubuntu software center apakah OpenOffice.org Database sudah tercentang yang menunjukkan bahwa sudah terinstall dan aktif.

Langkahnya adalah sebagai berikut : 
- Buka open office word (boleh blank document, atau dokumen master yang akan digunakan)
- Klik menu 'tools > mail merge wizzard'

Akan muncul jendela mail merge wizzard yang terdiri dari 8 steps

Step 1 : Select starting document
Ada beberapa pilihan tentang dokumen master yang akan digunakan.
 - Select the current document : menggunakan dokumen yang tadi kita buka sebagai master
 - Create a new document : membuat dokumen baru sebagai dokumen master
 - Start from the existing document : membuka dan menggunakan dokumen master dari file yang ada di komputer
 - Start from a template : menggunakan template yang telah disiapkan
Anggap saja dokumen yang dibuka sebagai dokumen master (plihan 1), klik next untuk step berikutnya.

Step 2 : Select document type
Pilihan untuk menentukan type dari dokumen yang dibuat, apakah akan dikirim dalam bentuk text letter atau via e-mail yang memungkinkan menambahkan salution sebagai kata2 pembuka

Anggap saja pilih letter. klik next untuk step berikut.

Step 3 : Insert address block
Menentukan source record data akan diambil. apakah dari file database (pilihan 1) atau address block yang lain. Karena akan menggunakan database dari file yang telah dibuat sebelumnya, maka pilihan 1 yang akan dipakai. Klik 'different address list' yang akan memunculkan jendela pilihan. Bila file database sudah ter-attach tinggal dipilih saja, bila belum klik 'add' dan pilihlah file database yang dikehendaki.

Klik 'ok' bila telah selesai. Dibawah tombol 'different address list' akan muncul tulisan 'current address list : [file]' yang berarti file database sdh siap di-merge-kan dengan dokumen.

Step 4 : Create salution
Bila menginginkan kata-2 penghormatan bisa diset di sini, bila tidak lewati saja.

Step 5 : Adjust layout
Lewati

Step 6 : Edit document
Pada step ini, dilakukan edit dari dokumen master, termasuk meng-insert-kan fields database ke dalam dokumen sehingga menjadi format dokumen yang dikehendaki. Klik 'edit document' yang akan meng-jump ke dokumen master untuk di edit.

Untuk meng-insertkan field dalam dokumen :
 - letakkan cursor pada tempat yang akan diisi dengan field
 - klik 'insert > fields > others' atau langsung tekan tombol Ctrl dan F2 secara bersama
 - pilih 'database'
 - pilih 'mail merge fields'
 - pada 'database selection' pilihlah database yang telah dipersiapkan
 - klik tanda '+' agar list dari field dalam database tersebut muncul
 - pilih field yang akan digunakan dan klik insert.

Ulangi langkah tersebut untuk meng-insert-kan field yang lainnya ke dalam dokumen. Setelah proses editing dokumen selesai dan yakin bahwa field yang dibutuhkan ter-insert ke dalam dokumen, klik 'return to mail merge wizzard' untuk kembali ke jendela steps.

Step 7 : Personalized document

Step 8 : Save, print or send
Ada beberapa pilihan
 - save starting document : menyimpan dokumen master
 - save merged document : bisa menyimpan dalam 1 file saja, atau beberapa file tergantung jumlah data
 - print merged document : mencetak dokumen yang telah di merge dg database, bisa all dokumen atau record data tertentu
 - send merged document as E-mail : mengirim dokumen melalui email

Semoga bermanfaat

0 comments: